合同管理审计中的风险和问题!

合同管理审计是企业内部控制的重要组成部分，通过审计可以发现合同管理中的风险和问题，从而采取有效措施加以改进。以下是合同管理审计中常见的风险和问题，以及相应的改进建议。

一、合同管理审计中的常见风险和问题

（一）合同签订阶段

• 合同签订前的程序性问题

• 未进行公开招标或集中采购：部分企业在合同签订前未按照规定进行公开招标或集中采购，导致合同签订不规范，可能涉及不正当交易行为。

• 合同主体资格审查不严格：未对合同对方的主体资格进行充分审查，可能导致合同无效或对方履约能力不足。

• 合同条款不严谨：合同中关键条款（如付款方式、质量标准、违约责任等）表述模糊或缺失，容易引发纠纷。

• 合同生效条款不规范：合同生效条款约定不明确，如仅盖章未签字，可能导致合同效力存在法律风险。

• 制度和流程问题

• 缺乏完善的合同管理制度：企业未建立或未严格执行合同管理制度，导致合同管理混乱。

• 合同审批流程不规范：合同签订未经过必要的审批程序，或审批流程形同虚设，存在越权审批的风险。

（二）合同履行阶段

• 合同履行监控不足

• 缺乏合同履行跟踪机制：未对合同履行情况进行实时监控，无法及时发现和处理履行中的问题。

• 未按合同约定收取保证金：未按照合同约定收取安全保证金或质量保证金，导致企业权益无法有效保障。

• 未按合同约定进行检测或验收：对合同标的物未进行必要的检测或验收，无法验证标的物的质量。

• 合同变更管理不规范

• 合同变更未履行审批程序：合同履行过程中需要变更时，未按照规定履行审批程序，导致变更行为无效或引发纠纷。

• 变更条款不合理：合同变更条款未经过充分协商或评估，可能导致企业利益受损。

（三）合同终止阶段

• 合同终止程序不规范

• 未按照合同约定履行终止程序：合同终止时未按照合同约定或法律规定履行必要的程序，可能导致终止无效或产生法律纠纷。

• 遗留问题未妥善处理：合同终止后，未对合同履行中的遗留问题（如未结算款项、未交付货物等）进行妥善处理，可能导致后续纠纷。

• 合同纠纷处理不当

• 缺乏有效的纠纷处理机制：合同履行过程中出现纠纷时，缺乏有效的处理机制，导致纠纷久拖不决，增加企业成本。

• 未及时采取法律措施：在合同纠纷中，未及时采取法律手段维护企业权益，导致企业遭受不必要的损失。

二、合同管理审计中的改进建议

（一）完善合同管理制度

• 建立全面的合同管理制度

• 制定涵盖合同签订、履行、变更、终止等全流程的管理制度，明确各部门和岗位的职责。

• 定期对合同管理制度进行评估和更新，确保其适应企业实际情况和法律法规要求。

• 规范合同审批流程

• 建立严格的合同审批流程，明确审批权限和审批标准，确保合同签订经过必要的审核和批准。

• 引入信息化系统，实现合同审批流程的自动化和透明化，提高审批效率。

（二）加强合同签订管理

• 严格审查合同主体资格

• 在签订合同前，对合同对方的主体资格进行充分审查，包括营业执照、资质证书、授权委托书等，确保对方具备合法的签约能力和履约能力。

• 对于重要合同，进行实地考察，核实对方的经营状况和信誉。

• 规范合同条款

• 制定标准化的合同范本，涵盖常见的经济业务类型，确保合同条款明确、具体、可操作。

• 对合同中的关键条款（如付款方式、质量标准、违约责任等）进行详细约定，避免模糊表述。

（三）强化合同履行监控

• 建立合同履行跟踪机制

• 设立合同台账，记录合同的签订、履行、变更、付款、结算等信息，定期对合同履行情况进行跟踪和评估。

• 利用信息化系统对合同履行情况进行实时监控，及时发现和处理履行中的问题。

• 严格执行合同条款

• 按照合同约定收取保证金、进行检测和验收，确保合同履行的规范性和有效性。

• 对于合同履行中的异常情况，及时采取措施进行处理，必要时追究对方违约责任。

（四）规范合同变更管理

• 履行合同变更审批程序

• 在合同履行过程中需要变更时，严格按照合同约定和企业内部管理制度履行审批程序，确保变更行为合法有效。

• 对变更条款进行充分协商和评估，确保变更内容符合企业利益。

• 签订补充协议

• 对合同变更内容签订书面补充协议，明确变更后的权利义务，避免因口头约定导致的纠纷。

（五）优化合同终止管理

• 规范合同终止程序

• 在合同终止时，严格按照合同约定或法律规定履行必要的程序，确保终止行为合法有效。

• 对合同终止后的遗留问题进行妥善处理，包括未结算款项、未交付货物等，避免后续纠纷。

• 建立纠纷处理机制

• 建立有效的合同纠纷处理机制，明确纠纷处理的流程和责任人。

• 在合同纠纷中，及时采取法律手段维护企业权益，减少企业损失。

三、案例分析：某企业合同管理审计实践

（一）企业背景

某企业在合同管理过程中存在诸多问题，如合同签订不规范、履行监控不足、变更管理不规范等，导致企业面临较大的法律风险和经济损失。

（二）审计发现的问题

• 合同签订前未进行充分的主体资格审查：部分合同对方的资质不足，导致合同履行过程中出现质量问题。

• 合同条款不严谨：合同中关键条款（如付款方式、质量标准、违约责任等）表述模糊，容易引发纠纷。

• 合同履行监控不足：未建立合同履行跟踪机制，无法及时发现和处理履行中的问题。

• 合同变更未履行审批程序：合同履行过程中需要变更时，未按照规定履行审批程序，导致变更行为无效。

（三）改进措施

• 完善合同管理制度：制定涵盖合同签订、履行、变更、终止等全流程的管理制度，明确各部门和岗位的职责。

• 规范合同审批流程：建立严格的合同审批流程，明确审批权限和审批标准，确保合同签订经过必要的审核和批准。

• 严格审查合同主体资格：在签订合同前，对合同对方的主体资格进行充分审查，确保对方具备合法的签约能力和履约能力。

• 规范合同条款：制定标准化的合同范本，涵盖常见的经济业务类型，确保合同条款明确、具体、可操作。

• 建立合同履行跟踪机制：设立合同台账，记录合同的签订、履行、变更、付款、结算等信息，定期对合同履行情况进行跟踪和评估。

• 履行合同变更审批程序：在合同履行过程中需要变更时，严格按照合同约定和企业内部管理制度履行审批程序，确保变更行为合法有效。

（四）改进效果

通过上述改进措施，企业在合同管理方面取得了显著成效。合同签订更加规范，履行监控更加到位，变更管理更加科学，合同纠纷显著减少，企业的法律风险和经济损失得到有效控制。

四、结论

合同管理审计是企业内部控制的重要环节，通过审计可以发现合同管理中的风险和问题，从而采取有效措施加以改进。企业在合同管理中应重视制度建设、签订管理、履行监控、变更管理和终止管理等环节，通过完善制度、规范流程、严格审查、实时监控和科学变更，提升合同管理水平，降低法律风险，保障企业合法权益。