合同管理相关风险及内部控制

合同管理是企业运营中的关键环节，涉及企业的经济利益、法律风险和商业信誉。有效的合同管理内部控制能够帮助企业降低风险、保障权益、提升运营效率。以下是关于合同管理相关风险及内部控制的详细分析和建议：

一、合同管理中的主要风险

（一）合同签订阶段的风险

• 合同主体风险

• 主体资格不合法：合同主体可能不具备签订合同的资格或能力。例如，与无民事行为能力人或限制民事行为能力人签订合同，可能导致合同无效。企业也可能与未经授权的代理人签订合同，从而面临对方否认代理行为的法律风险。

• 主体信息不准确：合同对方提供的信息不真实或不完整，如虚假的营业执照、资质证书等，可能导致企业在合同履行过程中遭受损失。

• 合同条款风险

• 条款不明确：合同中对关键条款（如标的物描述、交付时间、质量标准、价格条款等）表述模糊或不具体，容易引发争议。例如，合同中未明确产品的质量标准，可能导致双方对产品质量产生分歧。

• 条款缺失：合同中遗漏重要条款，如违约责任、争议解决方式、知识产权归属等。例如，未约定违约责任可能导致企业在对方违约时难以追究其法律责任。

• 条款不合理：合同条款可能对一方过于有利或存在显失公平的内容。例如，合同中约定的违约金过高或过低，可能影响企业的经济利益。

• 合同形式风险

• 未采用书面形式：根据法律规定，某些合同必须采用书面形式，否则可能无效。例如，建设工程合同、融资租赁合同等必须以书面形式签订，否则可能面临法律风险。

• 合同文本不规范：合同文本存在格式错误、条款混乱等问题，可能导致合同无效或难以执行。例如，合同中存在语法错误或逻辑矛盾，可能影响合同的解释和执行。

（二）合同履行阶段的风险

• 履行风险

• 对方违约风险：合同对方可能不履行或不完全履行合同义务。例如，供应商延迟交货或交付的货物不符合质量标准，可能导致企业生产停滞或客户流失。

• 自身违约风险：企业自身也可能因内部管理不善或其他原因导致无法按时履行合同义务。例如，企业资金链断裂导致无法按时支付货款。

• 变更风险

• 合同变更未及时处理：合同履行过程中可能需要变更合同内容，但未及时签订补充协议或未履行必要的审批程序，可能导致合同纠纷。例如，双方协商变更交货时间，但未书面确认，可能在后续产生争议。

• 监控风险

• 缺乏有效监控：企业未对合同履行情况进行有效监控，可能导致合同履行中的问题未能及时发现和解决。例如，未及时发现对方的违约行为，可能导致损失扩大。

（三）合同终止阶段的风险

• 终止风险

• 终止程序不规范：合同终止时未按照合同约定或法律规定履行必要的程序，可能导致终止无效或产生法律纠纷。例如，未提前通知对方解除合同，可能导致对方要求赔偿损失。

• 遗留问题未妥善处理：合同终止后，未对合同履行中的遗留问题（如未结算的款项、未交付的货物等）进行妥善处理，可能导致后续纠纷。例如，合同终止后未及时进行财务结算，可能导致双方对账目产生争议。

二、合同管理的内部控制措施

（一）合同签订阶段的控制

• 主体资格审查

• 在签订合同前，对合同对方的主体资格进行严格审查。要求对方提供营业执照、资质证书、授权委托书等文件，并进行核实。例如，通过国家企业信用信息公示系统查询对方企业的注册信息，确保其合法有效。

• 合同条款审核

• 建立合同审核机制，由法务部门或专业律师对合同条款进行审核，确保条款明确、完整、合理。审核内容包括合同的合法性、条款的合理性、风险的可控性等。例如，法务部门应对合同中的违约责任条款进行详细审核，确保违约责任明确且合理。

• 合同形式规范

• 规范合同文本的格式和内容，确保合同采用书面形式且符合法律规定。企业可以制定标准合同模板，供各部门使用。例如，对于常见的采购合同、销售合同等，制定统一的模板，减少因格式错误或条款混乱导致的风险。

（二）合同履行阶段的控制

• 履行监控机制

• 建立合同履行监控机制，定期对合同履行情况进行跟踪和评估。例如，设立合同台账，记录合同的履行进度、付款情况、交货时间等信息，及时发现并解决履行中的问题。

• 变更管理

• 对合同变更进行严格管理，所有变更必须经过必要的审批程序，并签订书面补充协议。例如，合同变更需经过部门负责人审批，并由法务部门审核，确保变更内容合法有效。

• 违约处理

• 制定违约处理流程，明确在对方违约时的应对措施。例如，一旦发现对方违约，应及时发出书面通知，要求对方限期整改；如对方拒不整改，可按照合同约定追究其违约责任。

（三）合同终止阶段的控制

• 终止程序规范

• 规范合同终止程序，确保按照合同约定或法律规定履行必要的通知、协商等程序。例如，合同终止前需提前通知对方，并按照合同约定的时间和方式送达通知。

• 遗留问题处理

• 在合同终止后，及时对遗留问题进行处理，包括财务结算、未交付货物的处理等。例如，合同终止后，双方应及时进行对账，确认未结算款项，并签订结算协议，避免后续纠纷。

（四）整体内部控制措施

• 授权审批制度

• 建立合同授权审批制度，明确不同金额、不同类型合同的审批权限。例如，金额较小的合同由部门负责人审批，金额较大的合同需经过公司高层审批。

• 档案管理

• 建立合同档案管理制度，对合同文本及相关文件进行妥善保存。合同档案应包括合同原件、补充协议、往来函件、履行记录等。例如，合同档案应按照合同编号分类保存，便于查阅和管理。

• 培训与教育

• 定期对员工进行合同管理培训，提高员工的法律意识和合同管理能力。培训内容包括合同法律法规、合同签订流程、风险防范等。例如，每年组织一次合同管理专题培训，邀请法律专家进行授课。

通过以上措施，企业可以有效识别和防范合同管理中的风险，建立完善的合同管理内部控制体系，保障企业的合法权益和经济利益。