合同管理相关风险及内部控制

一、合同管理中的主要风险类型

（一）合同订立阶段的风险

1.合同主体风险

• 风险描述：与不具备相应民事权利能力和民事行为能力的主体签订合同，或与不具备代理权或越权代理的主体签订合同，可能导致合同无效，或引发潜在风险。

• 防控措施：在合同订立前，应充分了解合同对方的主体资格和信用状况，确保对方具备履约能力。对于重大合同，应组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，记录谈判重要事项和意见。

2.合同条款风险

• 风险描述：合同条款不清晰、不完整或存在重大疏漏，可能导致合同履行过程中出现争议，甚至使企业遭受经济损失。

• 防控措施：合同文本应明确双方的权利义务、违约责任和争议解决条款，确保条款完整、表述严谨、手续齐备。对合同文本进行严格审核，重点关注合法性、经济利益、履约能力等方面。

3.合同签署风险

• 风险描述：超越权限签订合同，合同印章管理不当，签署后的合同被篡改，因手续不全导致合同无效等。

• 防控措施：按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。

（二）合同履行阶段的风险

1.合同履行监控风险

• 风险描述：发现合同履行中的风险不采取措施，合同纠纷处理不当致使企业利益受损。

• 防控措施：明确相关责任人在合同履行过程中的责任，建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，敦促对方积极履行合同。

2.合同变更与解除风险

• 风险描述：不按照规定的程序办理合同的变更、解除等程序，单位利益受损。

• 防控措施：建立合同履行监督审查制度，合同补充、变更及解除需按规定进行报告和审查，以书面形式变更和解除合同。

3.合同结算风险

• 风险描述：违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款；疏于管理，未能及时催收到期合同款项；在没有合同依据的情况下盲目付款等。

• 防控措施：财会部门应当在审核合同条款后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。

（三）合同登记归档阶段的风险

1.合同档案管理风险

• 风险描述：合同及相关资料的登记、流转和保管不善，导致合同及相关资料丢失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。

• 防控措施：合同归口管理部门定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况。建立合同文本统一分类和连续编号制度，合同终结应及时办理销号和归档手续。

2.合同信息安全保密风险

• 风险描述：未建立合同信息安全保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。

• 防控措施：签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

二、合同管理的内部控制措施

（一）建立合同管理的组织架构与职责分工

• 明确归口管理部门：明确合同管理归口部门，负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等全过程管理。

• 明确相关部门职责：明确业务部门、财会部门、法律部门等在合同管理中的职责，确保各部门协同配合，共同推进合同管理工作。

（二）规范合同订立流程

• 合同调查：合同订立前，应对合同对方的主体资格、信用状况等进行充分调查，确保对方具备履约能力。

• 合同起草与审核：建立规范的合同起草流程，合同文本应由专业人员起草，确保条款完整、表述严谨。合同文本拟定完成后，应进行严格的审核，重点关注合同的合法性、经济性、可行性和严密性。

• 合同签署：按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严格合同专用章保管制度，防止合同被篡改。

（三）加强合同履行监控

• 建立监控机制：建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，及时发现并解决合同履行中的问题。

• 强化责任落实：明确相关责任人在合同履行过程中的责任，确保合同履行的各个环节都有人负责。

• 制定应急预案：制定合同履行应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，降低损失。

（四）规范合同变更与解除程序

• 严格审批流程：合同变更或解除需按规定进行报告和审查，以书面形式进行变更和解除。

• 及时处理纠纷：对合同履行过程中出现的纠纷，应及时采取协商、仲裁或诉讼等方式解决，避免纠纷扩大。

（五）强化合同结算管理

• 严格审核结算：财会部门应严格审核合同条款，按照合同规定办理结算业务，确保结算的准确性和合规性。

• 及时催收欠款：对到期的合同款项，应及时催收，确保资金及时回笼。

（六）完善合同登记归档制度

• 建立登记制度：合同归口管理部门应定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况。

• 加强档案管理：建立合同文本统一分类和连续编号制度，合同终结应及时办理销号和归档手续，确保合同档案的完整性和安全性。

• 确保信息安全：签订合同保密承诺，未经批准，不得泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

（七）建立合同管理的后评估制度

• 定期评估合同履行情况：企业应建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现的不足，应及时加以改进。

• 持续优化合同管理流程：根据合同管理后评估的结果，持续优化合同管理流程，提升合同管理水平。

三、案例分析与实践应用

（一）案例分析

以某制造企业为例，该企业在合同管理过程中，曾因合同条款不清晰、履约义务不明确导致合同执行风险。通过建立合同履约管理团队，加强沟通和调整合同条款，成功化解风险，提升合作效率和质量。此外，另一家企业因未充分评估市场风险和合作伙伴信用风险，导致合同履约过程中出现资金回笼困难和合作伙伴违约问题。通过建立全面的合同风险评估机制和多层次的风险控制体系，有效降低风险，保障企业正常经营和合作关系的持续性。

（二）实践应用

企业在实际应用中，应结合自身实际情况，制定具体的合同管理内部控制方案。首先，明确合同管理的组织架构与职责分工，确保各部门协同配合；其次，规范合同订立流程，加强合同履行监控，规范合同变更与解除程序，强化合同结算管理，完善合同登记归档制度；最后，建立合同管理的后评估制度，持续优化合同管理流程，提升合同管理水平。

结语

合同管理是企业内部控制的重要组成部分，合同管理中的风险若得不到有效控制，将给企业带来严重的经济损失和法律风险。因此，企业应高度重视合同管理，通过建立完善的内部控制措施，规范合同订立、履行、变更、解除、结算和归档等环节的管理流程，确保合同管理的合法性和有效性。同时，企业应定期对合同管理进行评估和优化，不断提升合同管理水平，为企业的稳健发展提供有力保障。