行政事业单位合同管理内部控制制度学校合同管理内部控制制度

总则：

1.  目的：为加强学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行政事业单位内部控制规范，结合学校实际情况，特制定本制度。

2. 适用范围：本制度适用于学校以法人名义签订的各类合同，包括但不限于采购合同、建设工程合同、服务合同、租赁合同等。

3. 基本原则：合同管理遵循合法合规、全面预算、权责明确、风险防控、归口管理与分级负责相结合的原则 。

职责分工

1. 合同管理领导小组：由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括各部门负责人。负责审议学校重大合同管理制度；对重大合同的签订、履行等进行决策；协调解决合同管理中的重大问题。

2. 归口管理部门：[具体部门]作为合同归口管理部门，负责制定和完善合同管理制度；对合同进行统一编号、分类、归档；监督合同的签订、履行情况；定期对合同管理工作进行统计分析并向合同管理领导小组汇报。

3. 业务部门：是合同的承办部门，负责合同的前期调研、谈判；起草合同文本；办理合同的送审、会签手续；按照合同约定履行合同义务；及时反馈合同履行中的问题并提出处理建议。

4. 财务部门：负责审核合同中涉及财务收支的条款；参与重大合同的财务可行性论证；根据合同约定办理款项收付；对合同执行情况进行财务监督 。

5. 审计部门：负责对合同签订和履行情况进行审计监督；对重大合同进行全过程跟踪审计；提出审计意见和建议 。

合同签订控制

1. 合同签订流程

- 申请：业务部门根据工作需要提出合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同签订的事由、对方单位基本情况、合同主要内容等。

- 调研：业务部门对合同对方的主体资格、资质、信誉、履约能力等进行调查，形成书面调查报告。重大合同或专业性较强的合同，应聘请专业机构或专家进行评估。

- 谈判：业务部门与合同对方就合同主要条款进行谈判，必要时可邀请财务、审计、法律等相关人员参加。谈判过程应形成书面记录，谈判记录由谈判人员签字确认。

- 起草：业务部门根据谈判结果起草合同文本，合同内容应完整、准确、清晰，符合法律法规和学校相关规定。合同文本应优先采用国家或行业标准示范文本。

- 审核：合同文本起草完成后，业务部门先进行内部审核，然后依次送财务部门、审计部门、法律部门（或法律顾问）进行审核。各审核部门应在规定时间内提出书面审核意见，业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。

- 审批：合同经审核通过后，按照学校规定的审批权限进行审批。重大合同需经合同管理领导小组集体审议通过后，由校长或授权代表签署。

- 签订：合同签订人应在授权范围内签订合同，使用学校统一的合同专用章，并注明签订日期。合同一式多份，由学校和合同对方各执一份，同时根据需要分送相关部门存档。

1. 合同签订要求：签订合同必须采用书面形式，严禁口头合同。合同应具备当事人名称或姓名、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。

合同履行控制

1. 履行跟踪：业务部门负责对合同履行情况进行跟踪，建立合同履行台账，详细记录合同履行的进度、质量、价款支付等情况。如发现对方可能不履行或不完全履行合同的情况，应及时采取措施，并向合同管理领导小组报告。

2. 变更与转让：合同履行过程中，如确需变更或转让合同，业务部门应提出书面申请，说明变更或转让的原因、内容等，按照合同签订的审批程序进行审批。未经审批，不得擅自变更或转让合同。

3. 解除：合同履行完毕或出现法定、约定的解除情形时，业务部门应及时办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照法律规定和合同约定进行清算 。

4. 纠纷处理：合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时与对方协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式处理。在纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理领导小组汇报情况，积极收集、整理相关证据，配合学校法律顾问做好诉讼或仲裁工作。

合同归档与保管

1. 归档要求：合同签订后，业务部门应在[规定时间]内将合同原件及相关资料（包括合同签订申请表、调查报告、谈判记录、审核意见、审批文件等）移交合同归口管理部门进行归档。合同归口管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订、保管 。

2. 保管期限：合同档案的保管期限按照国家档案管理有关规定执行。一般情况下，永久保存的合同包括涉及学校重大权益、重要资产处置等合同；定期保存的合同根据合同性质和重要程度确定保存期限，一般为[X]年至[X]年 。

3. 查阅与借阅：校内各部门因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经合同归口管理部门负责人批准后，按照规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅人员应爱护合同档案，不得损坏、涂改、遗失，不得擅自复制、传播合同内容。

监督检查与评价

1. 监督检查：审计部门定期对合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订和履行的合规性、合同档案管理情况等。对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。

2. 评价机制：学校建立合同管理内部控制评价机制，定期对合同管理内部控制制度的有效性进行评价。评价结果作为学校绩效考核和改进合同管理工作的重要依据 。

附则

1. 本制度由[具体部门]负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。原有关合同管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。