内控建设：先从明确流程梳理参考标准开始
在企业内控建设中，明确的流程梳理是基础且关键的一步。只有清晰地梳理出业务流程，才能在此基础上设计有效的内控措施，确保企业运营的规范性和效率性。以下从明确流程梳理的参考标准入手，探讨如何开展内控建设。
一、明确流程梳理的参考标准
（一）合规性标准
• 法律法规：梳理流程时，首要参考的是国家相关法律法规和行业监管要求。这些法律法规为企业运营划定了基本的合规边界，如《公司法》《证券法》《会计法》等，确保企业在法律框架内开展业务。
• 内部规章制度：企业自身的内部规章制度也是流程梳理的重要参考。这些制度体现了企业的管理理念和运营模式，如财务管理制度、人力资源管理制度、采购管理制度等，有助于规范员工行为和业务操作。
（二）风险评估标准
• 风险识别：在梳理流程时，要结合风险评估结果，识别流程中的关键风险点。例如，在采购流程中，可能存在的风险包括供应商选择不当、采购价格虚高、货物质量不合格等。
• 风险控制：针对识别出的风险点，设计相应的内控措施。如在采购流程中，通过建立供应商准入制度、询价比价制度、质量检验制度等，来控制采购风险。
（三）效率性标准
• 流程简化：在确保合规和风险可控的前提下，尽量简化流程，提高运营效率。例如，对于一些低风险、高频次的业务流程，可以采用自动化处理或简化审批程序。
• 流程优化：定期对流程进行评估和优化，去除不必要的环节，调整不合理的步骤，以适应企业发展的需要。如随着企业信息化水平的提高，可以将部分线下流程转移到线上，实现流程的自动化和信息化。
（四）责任明确标准
• 岗位职责：明确每个岗位在流程中的职责和权限，避免职责不清或权限交叉。例如，在销售流程中，明确销售人员、销售经理、财务人员等各自的责任，确保业务操作的规范性和准确性。
• 责任追溯：建立责任追溯机制，对流程中的每个环节进行记录和监控，以便在出现问题时能够追溯到具体的责任人。如通过信息化系统记录业务操作的时间、人员、内容等信息，便于事后查询和分析。
二、基于参考标准的流程梳理方法
（一）现状调研
• 访谈法：与企业内部各部门的员工进行访谈，了解现有流程的运行情况、存在的问题和改进建议。访谈对象应包括不同层级的员工，从基层操作人员到管理层人员，以获取全面的信息。
• 问卷调查法：设计问卷，向企业内部员工发放，收集他们对现有流程的看法和意见。问卷内容可以包括流程的效率、风险、改进建议等方面。
• 流程观察法：直接观察业务流程的实际运行情况，了解流程中的各个环节和操作步骤。观察过程中，注意发现流程中的异常情况和潜在问题。
（二）流程绘制
• 流程图绘制：根据调研结果，绘制详细的业务流程图。流程图应包括流程的起点和终点、各个环节的名称和操作步骤、各环节之间的流转关系、涉及的岗位和人员等。可以使用专业的流程图绘制工具，如Visio等，使流程图更加清晰、规范。
• 流程描述：对流程图中的每个环节进行详细描述，包括操作内容、操作标准、所需资料、审批权限等。流程描述应简洁明了，便于员工理解和执行。
（三）流程分析
• 合规性分析：对照法律法规和内部规章制度，检查流程是否符合合规要求。对于不符合合规要求的环节，要及时进行调整和改进。
• 风险分析：结合风险评估标准，分析流程中的风险点和控制措施的有效性。对于风险较高的环节，要重点设计和优化内控措施。
• 效率性分析：评估流程的效率性，分析是否存在流程繁琐、环节冗余等问题。对于效率低下的环节，要进行简化和优化，提高流程运行效率。
（四）流程优化
• 简化流程：去除不必要的环节和步骤，简化审批程序，提高流程运行效率。例如，对于一些低风险的业务操作，可以采用线上审批或自动审批的方式，减少人工干预。
• 整合流程：将一些相似或相关的流程进行整合，避免重复操作和资源浪费。例如，将采购申请和采购审批流程进行整合，实现一站式办理。
• 信息化改造：利用信息化技术对流程进行改造，实现流程的自动化和信息化。例如，建立企业资源计划（ERP）系统，将采购、销售、库存等业务流程进行集成，提高信息共享和业务协同效率。
三、案例分析：某制造企业流程梳理与优化
（一）现状调研
某制造企业为了加强内控建设，首先对采购流程进行了现状调研。通过访谈采购部门员工、发放问卷调查、观察采购流程的实际运行情况，发现以下问题：
• 采购流程繁琐，审批环节过多，导致采购周期长，影响生产进度。
• 供应商选择缺乏严格的准入标准，存在供应商质量参差不齐的情况。
• 采购合同管理不规范，合同条款不明确，存在法律风险。
（二）流程绘制
根据调研结果，企业绘制了采购流程图，并对每个环节进行了详细描述。流程图包括采购需求提出、采购申请审批、供应商选择、采购合同签订、采购订单下达、货物验收、付款等环节。
（三）流程分析
• 合规性分析：对照相关法律法规和内部规章制度，发现采购合同管理环节存在合规风险，合同条款不明确，未明确规定质量标准、交货时间、违约责任等内容。
• 风险分析：识别出供应商选择环节存在质量风险，缺乏严格的准入标准和评估机制，可能导致采购货物质量不合格。同时，付款环节存在资金风险，未对供应商的信用情况进行充分评估，可能导致资金损失。
• 效率性分析：采购流程审批环节过多，涉及多个部门和层级，导致采购周期长，影响生产进度。例如，采购申请需要经过部门经理、分管领导、财务部门等多个环节审批，审批时间长。
（四）流程优化
• 简化流程：减少采购申请审批环节，将审批权限下放给部门经理，同时建立审批监督机制，确保审批的规范性和有效性。对于一些小额、低风险的采购项目，采用线上审批或自动审批的方式，提高审批效率。
• 整合流程：将供应商选择和采购合同签订环节进行整合，建立供应商准入制度和评估机制，在供应商选择时同时确定合同条款，减少重复操作和沟通成本。
• 信息化改造：建立采购管理系统，将采购需求提出、采购申请审批、供应商选择、采购合同签订、采购订单下达、货物验收、付款等环节进行集成，实现采购流程的自动化和信息化。通过系统自动提醒审批人员及时审批，提高采购流程的运行效率。
四、总结
明确流程梳理的参考标准是内控建设的基础和关键。企业应从合规性、风险评估、效率性、责任明确等方面出发，结合现状调研、流程绘制、流程分析、流程优化等方法，对业务流程进行全面梳理和优化。通过这一过程，企业可以规范业务操作，防范风险，提高运营效率，为内控建设奠定坚实的基础。
