数字化助力江西省科学院内部控制系统化管理

在数字化浪潮席卷全球的今天，科研机构作为科技创新的核心力量，也在积极探索数字化转型之路。江西省科学院以其前瞻性的视角和创新的实践，将数字化技术深度融入内部控制系统化管理，不仅提升了管理效率，还为科研创新提供了坚实的保障，成为科研机构数字化转型的典范。

一、顶层设计引领，稳步推进内控数字化建设

江西省科学院的内控数字化建设并非一蹴而就，而是遵循“总体规划、分步实施、短期成效、持续优化”的原则，稳步推进。在顶层设计的指引下，分两阶段完成了内控数字化管理系统的建设。该系统覆盖预算、收支、资产、核算、工资等经济业务，嵌入统一的业务标准、控制规则、监管规则、业务单据和审批控制流程，形成权责清晰、过程留痕、功能完备的内控执行系统。

例如，针对业务经办人对会议费、差旅费、培训费等费用支出标准了解不全面的情况，内控数字化系统不仅将支出标准固化其中，还以知识库的形式智能匹配政策条款，让每一项标准都有政策依据并显示提醒。这不仅规范了财务核销，还优化了预算管理，强化了资金监督，完善了内部控制，初步构建了集业务、财务、监督为一体的数字化管控体系。

二、无预算不支出，强化预算控制刚性

预算管理是内控的核心环节，江西省科学院通过内控数字化系统，将所有经费支出的经济业务事项纳入预算控制范围，做到“无预算不支出”。这一措施从源头上把控了资金流向，确保每一笔支出都有预算依据，有效避免了资金的无序使用。

在具体实施中，预算指标全过程管理被纳入内控数字化系统，满足预算方案制定、预算指标录入和分解、预算调整、预算执行分析等日常管理需求。同时，根据不同的项目、费用科目配置不同的预算控制策略，如总额控制、项目控制、科目控制、比例控制及组合控制策略等，既保障了控制的刚性，又提高了预算控制的灵活性。

在事后监督层面，院领导、财务处、业务处、项目负责人可以实时查询管理范围内的预算资金执行进度，及时掌握资金使用情况。资金运动全过程可跟踪、可追溯，预算进度偏差明显下降，由以前的20%左右下降到8%以下。

三、双指标体系，落实科研管理“放管服”

科研经费管理一直是科研机构面临的难题，既要“松绑放权”，又要“权责匹配”。江西省科学院在内控数字化系统规划和建设阶段，紧密按照相关文件要求，持续推进科研经费管理机制改革与创新，制定了《江西省科学院省级财政科研项目包干制经费使用管理办法（试行）》，规范科研经费使用和实行差旅费包干制等举措，在院内部控制系统中实现了科研经费支出与财政预算支出“双指标体系”控制。

“双指标体系”是在财政批复的预算指标的基础上，再细化和分离出科研项目包干制经费指标方案。该方案启用指标要素为科研项目，科研项目包干经费预算与江西省科学院财政批复的预算指标方案并行使用，互不影响。双指标并行，使得江西省科学院对科研项目经费的管理更加灵活。科研人员在进行科研项目经费报销时，按照科研项目经费包干制管理办法，根据科研项目经费报销类型选择项目对应的经费指标，重点关注包干制经费指标余额及包干制经费的使用情况，由财务人员选择江西省科学院预算指标方案，即可完成与财政批复的预算指标挂接，实现科研项目包干制经费和财政指标的双重控制。

这种管理模式不仅保障了科研项目负责人对科研项目经费“接得住、管得好”，防止资金“跑冒滴漏”，还进一步平衡了“松绑放权”和“权责匹配”的关系，有效提高了江西省科学院科研经费支出的灵活性和便捷性，促进了科研管理“放管服”政策的落实。

四、让数据跑路，“一站式”完成日常支出报销

传统的人工报销流程繁琐，效率低下。江西省科学院通过内控数字化系统，实现了全员在线报销申请、在线审批，有效推进了业财融合。经办人员通过前端设备一次性要素化采集，即可实现原始票据采集入库，全部原始凭证由纸质化转变为电子化。支出报销全过程可实现在线审批、自动流转、自动稽核、自动生成凭证，真正实现了“数据多跑路、人员少跑腿”的管理目标。

系统建成后，单笔报销业务办理完成的时间从平均约5天缩短到约2天；财务办理业务量由原来每位财务一天能办理约9笔报销，提升到平均可以办理15笔。各类报销业务的退单量也明显下降，以前报销退单量大约占总报销申请量的8%，目前下降到了2%，为经办人节省了大量的时间。

五、从“人控”到“机控”，全面内控落到实处

江西省科学院内控数字化系统的上线，使业务经办部门、归口管理部门、财务部门的职责更为清晰。过去，财务人员在处理报销纸质单据时，常常发现经办人没有履行采购程序、合同手续等情况，“能不能报销”“怎么报销”“为什么不能报销”全由财务人员判断并解释，矛盾集中到了财务部门，报销全靠“人控”，财务人员能够发现的问题有限。

而系统的上线，首先在流程上进行规范和限制，让报销实现“机控”。这不仅提高了工作效率，还减少了人为因素的干扰，使内控管理更加科学、规范、透明，全面内控真正落到实处。

六、持续优化，推动内控数字化建设向纵深发展

数字化转型是一个持续优化的过程。江西省科学院将不断推进内控数字化建设向纵深发展，加快内控系统升级建设，推进与财政预算管理一体化系统融合协同，持续推动内部控制管理体系走向规范化、数字化、标准化和精细化。

江西省科学院的实践表明，数字化技术为科研机构的内部控制系统化管理提供了强大的支持。通过顶层设计引领、强化预算控制、落实“放管服”政策、优化报销流程、实现从“人控”到“机控”的转变，江西省科学院不仅提升了管理效率，还为科研创新提供了坚实的保障。未来，随着数字化技术的不断发展和应用，江西省科学院的内控管理水平将不断提升，为科研机构的数字化转型提供更多的经验和借鉴。